Как организовать кофе-брейк

Насыщенный аромат и горьковатый вкус кофе завоевали сердца большинства людей. Он вошел во все сферы, превратил отдых в кофейные минутки. Напиток стал не просто вкусным питьем, но и поводом встретиться, пообщаться. Сейчас беседа за чашечкой кофе стала обязательным ритуалом.

Что такое кофе-брейк

Перерывы на кофе у нас стали организовывать совсем недавно. Мода на них зародилась в Америке, перекинулась на Европу, при этом лишь в последние годы докатилась до нас.

Кофе-брейк – это не отдельная вечеринка или встреча приглашенных друзей, а отдых во время мероприятия официального характера. Длительность его составляет от 20 до 40 минут. Участники деловых переговоров и конференций получают возможность свободно общаться, отдыхая от напряженного ритма. Всем присутствующим подают кофе, чай, прохладительные напитки и легкие закуски.

Первыми возможность кофейных перерывов оценили тренеры конференций, групповые лидеры и коучи. Групповая динамика дополняется возможностью ближе узнать друг друга, лучше разобраться в полученной информации во время разбора ее в дискуссиях и обсуждениях.

Сначала эта идея поддерживалась лишь в научных кругах. Затем организацией таких мероприятий заинтересовались бизнесмены. Проводить их в сухом официальном стиле за столом переговоров не очень удобно. Партнеры быстро уставали, мысли сбивались в кучу, соответственно, требовался перерыв. Кофейный отдых стал настоящим спасением для деловых людей. Неформальные перерывы стали не менее важным этапом переговоров, чем деловая встреча. Здесь часто решаются судьбы многомиллионных сделок, обговариваются условия выгодных контрактов.

Перерыв со временем изменился. Проведение кофе-брейков обрело правила и ограничения. 

Они не задокументированы в каких-либо организационных формулярах, но придерживаться их необходимо, поэтому помните:

• кофе-брейк длится не менее 20 и не более 40 минут;
• организовать кофе-брейк необходимо после каждых двух с половиной – трех часов;
• безалкогольные напитки, чай, кофе и холодные закуски – обязательные атрибуты;
• организация обслуживания официантами не производится, царит атмосфера самообслуживания;
• в зависимости от важности мероприятия и статуса присутствующих, естественно, меняется качество блюд и оформление места.

Как организовывается кофе-брейк

Мы уже разобрались, что такое кофе-брейк. Но суть и название еще не подсказывает как организовать кофе-брейк. Сделать это легко, если выполнять четкую последовательность действий. 

Все они предусмотрены в едином алгоритме, опирающемся на 4 основных китах:

• место проведения;
• меню;
• оборудование;
• обслуживание.

Что это такое, знает каждый, но вот о том, как организовать все это, известно не всем. 

Компании, занимающиеся кейтерингом, могут помочь советом организации кофе-брейка для встреч на любом уровне:

1. Сначала выберите место. Для небольшого количества людей можно просто выделить место прямо в помещении, где проводится основное мероприятие. Собирая в одной комнате более 15 людей, найдите другое помещение.
2. Напитки – один из наиболее важных элементов. На первом уровне организации это могут быть обычные пакетированные чаи и кофе, а также упакованные соки и вода для питья. Можно поступить и иначе. Термосы для сохранения напитков в гостиничных ресторанчиках – великолепный вариант. Возьмите их напрокат, а затем приготовьте правильно заваренный чай и натуральный кофе.
3. Если мероприятие происходит в офисе, возможен вариант использования офисной кофеварки. Вот только не стоит оставлять ее без присмотра. Назначьте ответственного, который поможет приготовить напиток для тех, кто не знаком с вашей моделью.
4. Принимайте в расчет личности гостей. Если вы работаете с иностранцами, не забывайте о повышенной гигиене. Все напитки с сопутствующими продуктами и посуда должны иметь индивидуальные упаковки, быть одноразовыми.
5. Подобный подход к нашим соотечественникам может только навредить: использование одноразовой посуды ими воспринимается как попытка дешевой экономии. Перерыв для солидных персон сервируется стеклом, фарфором и хрусталем. Это яркое свидетельство высокого уровня организации.
6. Развлечения не нужны. Музыка и телевизор в комнате отдыха не совсем уместны.
7. Самостоятельно организовать кофе-брейк просто. Все сделать можно, не прибегая к помощи сторонних. И все же, если проводится многолюдное мероприятие, назначьте двух-трех ответственных. Они помогут гостям сориентироваться в здании.

Зачем нужен кофе-брейк

Спустя 2-3 часа после начала конференции, человеческий мозг просто перестает полноценно воспринимать получаемую информацию. Необходим небольшой перерыв, во время которого полученная информация должна усвоиться, а мозг расслабиться и отдохнуть.

Расслабившись за чашечкой кофе и подкрепившись холодными закусками, участники мероприятия смогут воспринимать новую информацию с новыми силами.

Меню для кофе-брейка

Независимо от того, выбираете ли вы самостоятельную организацию перерыва или воспользуетесь выездным обслуживанием специализированной компанией, обязательно учитывайте правила подбора меню. Помните о том, что много сытных блюд не нужно. Сезонные фрукты и овощная нарезка, небольшие бутерброды и пирожки, канапе и шоколадные конфеты – это все, что вам надо. 

Выездной ассортимент должен соответствовать статусу мероприятия:

1. Базовый. Включает в себя горячий пакетированный чай, растворимый кофейный порошок, сахар, для любителей подкисленного чая – лимон, а также свежее молоко или сгущенку. Из закусок предлагают кексы или маффины, а также шоколадное или песочное печенье.
2. Эконом. Гостям предлагают такие же кофе и чай, как в базовом меню, при этом аналогичные базовым добавки к напиткам, пакетированный сок. Из закусок на стол подают канапе с паштетом, с ветчиной (или колбаской) и огурчиком, печенье и шоколадные конфеты.
3. Традиционный. Напитки используются натуральные. Добавки к напиткам такие же, как в первых меню. Блюда немного более сытные. Они включают в себя сэндвичи (например, с курятиной и листьями салата), канапе, дольки сыра, нанизанные на шпажки с фруктами, конфеты и круассаны.
4. Премиум. Выбор напитков больше. Сэндвичи на столах появляются не только традиционные, но и вегетарианские, несколько сортов канапе, фрукты, нанизанные на шпажки, пирожки, конфеты, печенье.

Учитывая эти рекомендации, можно быстро и эффективно организовать кофе-брейк для компании любого уровня.